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校园服务

制度汇编

 图书馆文件、档案管理办法

一、图书馆的文件、档案统一由本馆办公室负责管理。

二、办公室人员处理收文时必须依照签收、拆封、登记、分阅、承办、催办、存档的程序进行。

三、对收文中要传阅的文件,发送传阅时必须让收阅人进行签收登记,并要明确传阅时间、确保传阅文件的及时收回;传阅文件被收回后,要在文件的发文登记中予以注销。

四、文件用毕后,必须对文件进行编号、分类、表明入档级别,然后将文件分为收文、发文分别存档,并编入文件目录。

五、为保证图书馆档案的完整性与连续性,办公室档案管理人员必须认真、细致、坚持经常地做好本馆档案资料的收集工作。

六、档案资料的收集范围主要是:(1)图书馆各部在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料(包括会议文件、决议、报告、工作总结与计划、各种报表等);(2)图书馆收到的上级机关来文、学院发文(包括决定、批复、各种通知、下达的计划等)。

七、每年收集的档案资料必须于翌年4月15日前整理、立卷存档。

八、文件、档案管理人员变动时必须做好文件、档案的清点交接,并办理移交手续。